Opatření děkana č. 6/2017

Vznik a zánik uživatelských přístupů do informačních systémů na FSV UK

Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd

 

Opatření děkana č. 6/2017

 

Název:

Vznik a zánik uživatelských přístupů do informačních systémů na FSV UK

 

Účinnost:

1. 2. 2017

 

V Praze dne 27. ledna 2017

 

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

děkan fakulty

________________________________________________________________________________________________________
 

Čl. 1

Elektronická identita uživatele FSV UK

Životní cyklus elektronické identity uživatele FSV UK se řídí rektorátním systémem CAS - Centrální autentizační služba UK. Tento systém dělí identity na tři skupiny:

 

  1. účty s příznakem “staff”, tedy zaměstnanci na HPP

  2. účty s příznakem “member”, tedy zaměstnanci na DPP i DPČ a externisté, t.j. osoby bez pracovněprávního nebo studijního vztahu k FSV UK

  3. účty s příznakem “student”, tedy studenti (jakékoli formy, jakéhokoli programu včetně doktorandů, vyjma výměn v rámci ERASMU)

 

 

Hlavním systémem pro zakládání elektronické identity zaměstnanců FSV UK je rektorátní systém Whois. Identity studentů, včetně zahraničních, jsou zakládány v systému SIS. Přístupy do systémů centrálně spravovaných fakultou zřizuje zaměstnanci oddělení CIVT na návrh nadřízeného pracovníka nebo řešitele grantu.

 

Čl. 2

Vznik elektronické identity uživatele

Aktivace účtu zaměstnance v  Whois se řídí pracovněprávním vztahem k fakultě, tzn. nejzazším termínem založení účtu je den vzniku pracovního poměru nebo účinnosti dohody o provedení práce či činnosti. Účet je aktivován osobním oddělením FSV UK nejpozději do 10 dnů po vzniku tohoto vztahu. Zaměstnanec fakulty bere na vědomí, že po dobu trvání pracovního vztahu k fakultě bude její prostředky jako např. sdílené diskové úložiště nebo fakultní email používat pouze k výkonu své práce.

 

Studentské účty jsou zakládány na základě zápisů ke studiu ve lhůtě 10 pracovních dnů. Studentské i zaměstnanecké uživatelské účty lze používat do 24 hodin po synchronizaci výše uvedených systémů (Whois, SIS) se systémem CAS.

 

Čl. 3

Zánik elektronické identity uživatele

Aktivní zaměstnanecký účet v systému WhoIs je ukončen dnem zániku pracovněprávního vztahu k fakultě. Po dobu následujících 90 dnů je přístup pod tímto účtem nadále možný do fakultního emailu a fakultní sítě. V emailovém účtu uživatele je v tomto období nastavena automatická odpověď v nepřítomnosti, která při každé příchozí zprávě informuje, že dotyčnému uživateli skončil zaměstnanecký vztah k fakultě.

 

V odůvodněných případech (např. odchod do důchodu) může zaměstnanec požádat o odklad deaktivace uživatelského účtu. Žádost schvaluje po vyjádření nadřízeného daného pracovníka vedoucí  CIVT.

 

Vedoucí pracoviště, z něhož zaměstnanec odchází (tedy ředitel institutu, vedoucí katedry, vedoucí další součásti, tajemník fakulty nebo vedoucí oddělení děkanátu), může v ochranné lhůtě 6 měsíců od ukončení pracovněprávního vztahu k fakultě požádat vedoucího CIVT o změnu přístupů odcházejícího zaměstnance v následující podobě (o žádosti rozhoduje po vyjádření vedoucího CIVT děkan fakulty):

 

  1. G suite (dříve Google Apps):

     

    1. archivu dat z G Suite odcházejícího zaměstnance, t.j. emailové korespondence a souborů vytvořených v tomto prostředí

    2. reaktivaci jeho emailového účtu - v takovém případě bude dp reaktivovaného účtu nastaven pouze tzv. delegovaný přístup pro konkrétního zaměstnance a automatická odpověď v nepřítomnosti na případné příchozí emaily s informací o tom, že daný uživatel již na fakultě nepracuje

     

  2. dodání archivu uživatelského Samba profilu daného zaměstnance, t.j. jeho plochy a dokumentů, do jím vyžádané složky v G Suite.

    V případě, že vedoucí zaměstnanec u zaměstnance, jemuž končí pracovněprávní vztah k fakultě, nepožádá o žádnou z výše uvedených změn, je tento účet vymazán v G Suite po roce od vypršení ochranné lhůty, tedy po 18 měsíců od ukončení pracovněprávního vztahu k FSV UK, a účet v systému Samba po 6 měsících od vypršení ochranné lhůty, tedy po 12 měsících od ukončení pracovněprávního vztahu k FSV UK.

    Aktivní studentský účet končí dnem splnění studijních povinností vůči FSV UK v systému SIS. Během dalších 30 dnů však studenti mohou stále používat svůj Samba účet. Svůj fakultní mailový účet mohou užívat trvale.

 

 

Čl. 4

Mimořádné pozastavení nebo zrušení elektronické identity uživatele

V případě, že uživatel zneužije fakultních účtů k činnosti, která poruší zákony České republiky, hrubě poruší dobré mravy nebo záměrně poškodí dobrou pověst FSV UK, si fakulta vyhrazuje právo pozastavit nebo zrušit jeho elektronický účet s okamžitou platností, bez nároku na přístup k datům s nimi spojeným. Ke stejnému kroku může fakulta přistoupit v případě, že by se daný fakultní účet stal bezprostředním bezpečnostním rizikem (např. tím, že je využit jako automatizovaný nástroj šíření nelegálního webového obsahu). O tomto opatření rozhoduje na návrh vedoucího CIVT a po vyjádření proděkana pro rozvoj děkan fakulty.

 

Čl. 5

Změny vztahu k FSV UK a jejich dopady na elektronickou identitu uživatele

 

  1. Změna vztahu ze studenta (příznak FSV Student) na zaměstnance (příznak FSV Staff)

    Důvod změny:

    Ke změně dochází v případě, kdy student zanechal studia či studium dokončil a stává se zaměstnancem, nebo se stává zaměstnancem souběžně se svým studiem.

    Změny a přístupy:

    Uživatel získá jmenný alias ve formě jmeno.prijmeni@fsv.cuni.cz, případně i přístup ke sdílenému kalendáři a složkám s dokumenty v závislosti na dané organizační jednotce FSV UK a charakteru jeho práce. Uživatel se automaticky zařadí do emailové skupiny zam@fsv.cuni.cz.

    Uživatel, který se stává zaměstnancem fakulty souběžně se svým studiem, je povinen ve svém emailovém účtu jasně oddělit pracovní korespondenci od korespondence související s jeho studiem (např. využitím systému štítků či složek).

    Ukončení vztahu:

    Po ukončení zaměstnaneckého poměru jsou uživateli odebrány všechny jmenné aliasy. Zůstává mu jen číselná forma emailu (12345678@fsv.cuni.cz). Jsou mu též odebrány přístupy do sdílených složek a kalendářů. Odebrání přístupů provedou pracovníci CIVT na výzvu nadřízeného odcházejícího zaměstnance.

    V interních databázích CIVT uživatel nabývá speciální role, protože mu emailová schránka zůstává i po ukončení zaměstnaneckého poměru jako (bývalému) studentovi či absolventovi.

  2. Změna vztahu ze studenta (příznak FSV Student) na zaměstnance (příznak FSV Member)

    Důvody změny i přístupy jsou stejné jako v čl. 3.1, ale o vytvoření jmenného aliasu k emailovému účtu musí požádat vedoucí organizační jednotky, na kterou zaměstnanec nastupuje.

  3. Změna vztahu ze zaměstnance na studenta

    1. příznak FSV Staff

      Důvod změny

      Ke změně dochází v případě, že se zaměstnanec stává studentem denního studia FSV UK a současně ukončuje svůj pracovní vztah k FSV UK.

      Změny a přístupy

      Uživatel ztrácí přístup ke sdíleným kalendářům, sdíleným složkám a dokumentům svého původního organizačního celku. Uživatel je odebrán z emailové skupiny zam@fsv.cuni.cz. Jsou mu též odebrány všechny jmenné aliasy a nadále bude vystupovat pouze pod emailem ve tvaru 12345678@fsv.cuni.cz. Jsou mu též odebrány přístupy do sdílených složek a kalendářů. Odebrání přístupů provedou pracovníci CIVT na výzvu nadřízeného odcházejícího zaměstnance.

      Změny a přístupy

      Uživatel ztrácí přístup ke sdíleným kalendářům, sdíleným složkám a dokumentům svého původního organizačního celku. Uživatel je odebrán z emailové skupiny zam@fsv.cuni.cz. Jsou mu též odebrány všechny jmenné aliasy a nadále bude vystupovat pouze pod emailem ve tvaru 12345678@fsv.cuni.cz. Jsou mu též odebrány přístupy do sdílených složek a kalendářů. Odebrání přístupů provedou pracovníci CIVT na výzvu nadřízeného odcházejícího zaměstnance.

      Ukončení vztahu

      V případě, že student úspěšně absolvoval studium na FSV UK, zůstává jeho emailový účet nadále aktivní - a to na dobu neurčitou. Pokud po ukončení studií zaměstnanec nadále pokračuje v původním pracovním vztahu k fakultě, jeho původní přístupy zůstávají aktivní, v opačném případě mu budou odebrány.

    2. příznak FSV Member

      Platí přiměřeně výše uvedená ustanovení ohledně zaměstnance s příznakem FSV Staff.

     

  4. Přechod zaměstnance z HPP (příznak FSV Staff) na DPP/DPČ (příznak FSV Member).

    Důvod změny

    Ke změně vztahu může dojít v případě, kdy zaměstnanec ukončuje hlavní pracovní poměr (HPP) s FSV UK, ale nadále spolupracuje formou dohody o provedení práce nebo činnosti.

    Změny a přístupy

    V případě, že uživatel v rámci dohody o provedení práce nebo činnosti nadále působí na stejném oddělení, katedře nebo další součásti fakulty, nemění se přístup k žádné službě ani aliasům.

    Pokud uživatel začíná působit na jiném oddělení, katedře nebo další součásti fakulty, je na zvážení:

     

    1. vedoucího oddělení, z něhož zaměstnanec odchází, zda mu mají být odebrány přístupy v systémech Samba nebo G Suite k dokumentům daného oddělení, případně ke sdíleným kalendářům,

    2. vedoucího oddělení, na něž zaměstnanec přichází, zda mu mají být uděleny přístupy v systémech Samba nebo G Suite k dokumentům daného oddělení, případně ke sdíleným kalendářům.

    Ukončení vztahu

    V případě ukončení vztahu je účet, po uplynutí ochranné lhůty, zrušen (viz čl. 3).

  5. Přechod zaměstnance (příznak FSV Staff i Member) mezi organizačními jednotkami FSV

    Důvod změny

    Stávající zaměstnanec mění v rámci fakulty působiště (přesun z jedné organizační jednotky do jiné). 

    Změny a přístupy

    Je na zvážení vedoucího oddělení, ze kterého daný zaměstnanec odchází, zda mu mají být přístupy v systémech Samba nebo G Suite k dokumentům, případně kalendářům odebrány, a na vedoucím oddělení, na které daný zaměstnanec přichází, zda mu mají takové přístupy zřízeny.

    Ukončení vztahu

    V případě ukončení vztahu je účet, po uplynutí ochranné lhůty, zrušen (viz čl. 3).

 

 

Čl. 6

Nástupnictví u přístupu do informačních systémů

Nadřízený pracovník zodpovídá za zachování potřebné kontinuity přístupu do informačních systémů pří ukončování pracovněprávních vztahů svých podřízených a navazování pracovněprávních vztahů nových. Při odchodu zaměstnance rozhoduje nadřízený pracovník o tom, zda a v jakém rozsahu získává nový zaměstnanec na dané pozici přístupy do systémů a databází, jimiž disponoval jeho předchůdce. Žádost o tato oprávnění podává nadřízený bez zbytečného odkladu písemně vedoucímu CIVT.

 

Odcházející zaměstnanec je povinen zajistit v koordinaci se svým nadřízeným přístup k pracovním informacím spojeným s jeho účtem. Možnou formou realizace této povinnosti je zřízení delegovaného přístupu do emailové schránky zaměstnance na žádost jeho nadřízeného a v případě složek a souborů jejich přesunutí do sdíleného úložiště oddělení, příp. ponechání relevantních pracovních dat ve své osobní složce v Samba příp. G Suite a uvedení této skutečnosti ve výstupním listu zaměstnance. Příslušné kroky realizují pracovníci CIVT na základě písemné žádosti adresované vedoucímu CIVT.

 

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

děkan fakulty

 

Za správnost:

JUDr. PhDr. Tomáš Karásek, Ph.D.

proděkan pro rozvoj